2011年10月24日 星期一

簡報後,如何以正確的態度面對Q&A時間。

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簡報後,正確的態度,面對Q&A

簡報,人人都會;Q&A,人人都怕。

 簡報與Q&A是兩件不同的事情。只要將簡報與Q&A做個簡單的比較後,你就會發現:
1、簡報對象是針對性的,Q&A對象是不可預期的。
2、簡報目的是方向性的,Q&A目的是不可預期的。
3、簡報內容是可準備的,Q&A問題是不可預期的。
因此我們可以得知Q&A因為有多樣的對象、隱藏不同目的和不可預期的的問題,這建構了一個不確定性高的環境,也是Q&A是簡報過程中最令人擔心的原因。簡報是可以準備的,Q&A是不可預期的。

問題來源 : 找正確答案的天性,壓力的來源。
首先,我們先問問自己幾個問題,看看以下這三種問題(謎之聲:問題也有分類喔?)
1、最喜歡的顏色是?
2、你對XXX的看法是?
3、1+1=?
我們會發現(即使你不用想也知道)
問題1 :只關乎自己感受的問題,都會讓人回答問題時產生疑惑、不確定感
問題2 :基於自己過往的經驗與技術的問題!當經驗不足時,容易產生自我懷疑。
問題3 :最容易回答的問題,因為它有標準答案!

而現實中Q&A的問題大多是第一、二種問題時,大多數的人就會開始感受到壓力。問題不會有標準答案時,壓力自然就會隨著講演人數多少、演講專業程度、發問者的身分/態度與問題難度而增加

但不論我們壓力如何增加、問題如何多變,我們還是要找個方法去調適這樣環境吧?

應對策略 : 關鍵的三個態度。
    態度1. 轉換心中的角色先設身處地的瞭解對方的問題,而不是思考答案。
    此時,你不再是報告者了!你要思考:他是誰?他遭遇了什麼問題?問題背後的目的/問題是什麼?整體而言他對這報告的內容是褒還是貶?若是不先掌握這方面的問題,那你的回答就像是簽了一張還沒寫內容的契約一樣,無法掌控回答後的反應。

 態度2. 我準備的內容不一定是對的! 但我們可以一起討論與成長!
 當我們有正確的態度後,你的心態才會從防禦的封閉心態轉向正面/謙虛/開放的心態,更重要的是你轉換了你的立場,你今天已經不是站在講台上的講者,而是站在發問者身邊一同面對問題的夥伴[註1]這樣的心態影響了你給聽眾良好的氣度典範,也會大大降低發問者對您報告不周全的不滿,避免掉因為爭對錯而將氣氛搞僵的情況。

 態度3. 可以說: 我不知道!
這樣的概念我想,會不會跌破大家的眼鏡?或是說在某些企業文化中這是不可以講出口的關鍵字?但這卻是最重要的觀念。今天當然不是說講了一句不知道就結束了,或是「不知道」這三個字就這樣脫口而出。請注意!以下這幾句話,看似簡單,每個人都可以用自己的話調整後說出,但是它表達了幾個涵義:
1. 先稱讚對方的經驗與專業(降低不滿
2. 之前也想過(表示你也意識到這問題,不是狀況外
3. 目前在進行中(表示你已經在處理了
4. 之後有結果,馬上跟您報告(事情的跟催/執行與追蹤+主動回報
所以當今天你發現自己可以不用背負著「每個問題都要有標準答案」時,你的壓力就會大大的降低。而這也就是一個正確處理事情的態度。坦誠面對與負責絕對比起不懂裝懂(這最慘)然後讓自己壓力越來越大的後果要好上太多,也相信這樣正面負責的態度才是對得起自己也對得起聽眾的方式。

改變後的你
你在回答任何問題時,已經先瞭解了問題者的基本背景與目的,甚至可以想到問題背後的問題。你現在已經是站在提問者的身旁,與他共同面對問題的夥伴。避免以往因為不懂裝懂而不斷膨脹的壓力,取而代之的是坦承面對與對事情的正面積極的處理態度。

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Mr.Sun: 每一場簡報,都要準備一次簡報的內容。
        但是一個正確面對的Q&A態度,只需要學習一次。

2011年10月20日 星期四

讓簡報幫助你:動畫的運用-漸進呈現、逐步說明。

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讓簡報幫助你,動畫的運用,漸進呈現,逐步說明

當你今天站在講台上,感到緊張、擔心忘詞時,誰可以幫助你?
在場的全部都是你的聽眾,誰可以幫助你?環顧四週,台上就只剩下你和你的簡報。也只是有它可以幫助你了。

問題來源 : 你要說的比你想像的多
在說明動畫運用時有一件事情要先說明,就是我們在講台上所說明的文字量,要是你有打過報告內容的逐字稿,你會就知道我們以一場10分鐘的報告來說,10(分鐘)*60(秒)*3-4(每秒字數)=1800-2400字(註1)。這時候你就會知道當一個人平常作文字數不超過1000個字的人來說,要他背負者講台壓力時背出1800-2400個字,報告的緊張與忘詞就因此不預期的出現了。

應對策略 : 壓力分散策略
假如今天以一張簡報說明一分鐘為例,你要說出180-240個字,若是加上這頁簡報中有圖表時,那你還需要以正確的順序去說明圖表(註2)彰顯的意義,這時壓力就產生了。但是,假如今天我們可以利用動畫將這一張簡報拆成4-5個動作(註3)呈現時,你知道我們改變了什麼嗎?

1. 腦中少記憶了圖表的說明順序(漸進呈現)     
因為你已經將這訊息記錄在動畫呈現的順序中了。人腦某種程度就像是電腦,當一部分記憶體用來記憶時,就只剩部分的記憶體用來運算。因此,在簡報時我們腦中要記憶的資料是越少越好,壓力也會因此越來越少、面對問題時的臨場反應也會越來越好。把資料交給大腦,順序交給動畫

2. 腦中準備的資料量劇減(逐步說明)
從一個頁簡報一次說明180-240個字,利用動畫拆解成:看一個動畫,說明30-60個字了。( 180-240字除以4-5動畫,每個動畫僅須說明30-60個字)。那大概是三到四句話的字數而已。這樣的字數大概利用延腦反射就是一個人可以輕鬆記憶的字數量,而更關鍵的一個概念:這也是聽眾方便吸收的字數。

改變後的你
你站在講台上,會場中全都是你的聽眾,但是你知道,有一個好夥伴會幫你分擔責任、引導你完成報告,也引導聽眾逐步的吸收/瞭解你報告的內容。再怎麼緊張,說明順序是交給簡報,再怎麼緊張,你只要說出三四句話。或許我們更要問,那時候會讓你緊張的原因還在嗎?

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Mr.Sun說: 有時候因為工作繁忙,做出來的簡報到報告的那一天才是第一次的演講(不好的示範)。這並不是要大家學著不預講、不練習,而是要告訴大家
                   簡報成功的那瞬間,
                   並不是發生在上台報告結束的那一刻,
                   而是在簡報的製作過程中就決定了。

2011年10月19日 星期三

簡報的四個迷思

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簡報的四個迷思

|從事資訊業天天鍛鍊的就是系統分析的能力。當自己將簡報行為系統化並整理了自己這幾年來上百場的簡報經驗後,我相信是有一種系統化的學習方式,可以快速提升每個人簡報能力,而且這方法是可以被複製、被快速學習。

因此我們先從大家常見的四個簡報迷思來說明,讓大家先瞭解一下自己本身對簡報是否有正確的理解與態度,因為,只要我們可以讓自己突破這四個迷思,簡報能力自然就可以大大的提升。

迷思一,簡報的製作(好看,真的是講天分嗎?)
我不懂排版,我不懂色彩學,我沒有圖庫。
是不是我就做不出好的簡報?
萬丈高樓平地起,做事情都會有階段與等級,排版和配色有幾個簡單的規則可學習,利用幾項原則就可以將簡報做得清楚有質感。至於,要做到精美的等級,等我們熟練的將簡報做得清楚、講得明白後,自然也就會往那個方向成長。只是重點是,你已經掌握了簡單(不出錯)的排版與配色原則嗎?素雅極簡、創造風格。

迷思二,報告的當下(個性是否決定一切?/上了台我就怕)
我報告時會緊張,我報告時會忘詞。
是不是我沒有報告的天份?
緊張乃人之常情,也的確和個性有關。但是這不表示它應該是為一個無法突破的障礙,簡報在這時應該要變成協助你(講者)的角色,幫助你不緊張、幫助你不忘詞。但是你知道如何讓簡報幫助你嗎?漸進呈現、逐步說明

迷思三,簡報的風格(我想當賈伯斯!!)
你想要什麼樣的簡報風格?
簡單?說清楚講明白就好?臨場互動活潑?報告時幽默?
個性不同,適合的風格就不同。一昧地想要學習賈伯斯的簡報,不如先瞭解自己適合的風格,再進行風格的建立。一樣米養百樣人,不會有一體適用的優秀簡報風格,施主應該先問問自己的風格是沉穩、幽默、活潑?再決定自己簡報的發展方向。

迷思四,簡報漂亮、口條順就是好簡報?(講完,大家都聽不懂耶?)
我簡報做的很好看、簡報時很流暢、又活潑,
為什麼大家還是都聽不懂我的簡報內容?沒人發問?
簡報最難、最花時間的就是簡報的內容(架構),因為人們在吸收一件事物時,在心中是有一個固定心智脈絡。若是沒有照著人們的心智脈絡順序去說明時,人們往往無法接收到報告者所想表達的概念。

但是心智脈絡與簡報大綱的搭配卻是最常被大家忽略的部分。它需要克服的時間也比上述的迷思都還要長,但卻也是最重要、最多變的。漂亮的簡報、愉快的氣氛,若是沒有建構在一個和於常人思考的心智脈絡時,還是可能流於空泛的表演。現在,回到問題,那我們如何學習心智脈絡與簡報大綱的搭配呢?

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Mr.Sun說 : 很多的簡報教學文章,看得當下也許有感覺,但是下次做簡報時,卻早已忘得一乾二淨,又是一個全新的自己。因此提供簡單的check list,讓大家列印出來做一個自我檢驗(建議將這張紙放在辦公桌上),在每次做簡報前,簡單的看一下。