2012年1月18日 星期三

超過四十分鐘的簡報,講者與聽眾共通的惡夢?

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當有一天你的簡報必須報告超過40分鐘時,你知道你會遇到甚麼問題嗎?還是就拿著簡報上台報告去?

可以預期的是聽眾的注意力在簡報20分鐘後急速的降低,你會發現有人的眼神已經開始到處亂看了,或是有些人已經在利用他自己的電腦上網做事情、甚至開始玩弄自己的智慧型手機(偷偷的上網),而你發現這樣的情況還要再持續20分鐘以上我相信那時候你已經想要逃離現場了。但是,你現在只是面對的是報告中的尷尬,到了報告結束後,那沉默的五分鐘Q&A時間才是真正的煎熬.....

2012年1月17日 星期二

第一個簡報可能失敗的關鍵點,釐清與驗證需求。

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分享一個真實加點虛擬的故事。關於簡報注定失敗的原因。日前因工作原因要幫一位創意園區的顧問製作一份系統說明簡報,對方的說詞是:「幫我做一份兩三頁的投影片就好,讓我可以跟人說明這個系統。」以很輕鬆的口吻說出。

回到辦公室後就開始規劃簡報架構,但是!才兩三頁而已,有什麼好規劃的?在極為有限的投影片數量中我是選擇:1、系統架構圖;2、依據系統架構圖說明各區塊的系統特色。

只是做到這時,心中的第一個警鐘就響了:講稿呢?顧問也才Review過這個系統兩次,這兩張投影片他可以講多久?他怎麼介紹?
簡報製作原則:為你的講者與對象思考。(假如你在幫別人做簡報)

這時我們會發現一個關鍵點:需求/目的與現實狀況的衝突。假如我真的照需求只改兩頁投影片,你們覺得那顧問跟別人介紹時,會有一場成功的報告嗎?(也許會 XD,畢竟是顧問)
簡報製作原則:需求確認,有時候對方不知道他的需求,要協助釐清。

而心中第二個警鐘,在回頭驗證需求時,又響起來了:顧問當初的需求【跟別人說明】,別人是誰?在聯絡不到與時程需求的前提下,我先簡單的規畫了三個假想對象:其他顧問,行政業務與執行單位主管。(切記,其實聯絡得到一通電話就解決了!)

因此我最後的產出了三個版本的簡報,其主要資訊架構如下:
其他顧問】 
20分鐘:系統架構圖+系統架構特色說明
行政主管
30分鐘:系統架構圖+系統架構特色說明+系統架構基本說明
執行單位主管 】 
40分鐘:系統架構圖+系統架構特色說明+系統架構基本說明+使用情境說明
備註1:配合系統切圖在其中。
備註2:管理性報表在對主管與顧問時會特別強調,已包含在系統架構中。
備註3:資訊區塊均獨立,可自行搭配。


於是,這樣看起來算是可以的規劃後,我送出了三份簡報與相關說明。顧問的PM也開心的收下。...................咦?故事就這樣結束了嗎?當.然.沒.有!

隔天我收到顧問手下PM的來信,感謝我提供的簡報文件讓他們可以順利審查驗收

順利審查驗收!?我很想描述我聽到當時的震驚!!但只能搖搖頭 ,事情都已發生。時間倒轉,那通需求確認的電話,應該要等。
因為,雖然過了驗收的那一關,但我卻過不了我自己的這一關。若是驗收,我會用別的方式進行規劃,切圖與配合的文字用詞都會有所不同,只是因為都是可以讓對方了解系統的目的下,這簡報還堪用。

最後,這個在我心中只剩60分(因簡報目的沒抓好)的簡報就這樣的畫下了句點。

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Mr.Sun說:規劃簡報,你第一件要做的就是【釐清驗證需求】
你一定聽說要了解報告的對象,但是你更要做到【驗證】報告對象給你的需求。
千萬不用覺得意外,很多人是不清楚自己需要什麼。
而若你可以給他,他需要但沒想到的,就是專業!

簡報製作原則1:為你的講者與對象思考。(假如你在幫別人做簡報)
簡報製作原則2:需求確認,有時候對方不知道他的需求,要協助釐清。
簡報製作原則3:如有疑惑時,驗證需求。