2013年8月16日星期五

從杜拉克問句看專業的Paper的表達呈現

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報告一篇專業艱深的Paper總是給人生硬枯燥的印象,這是因為Paper他已經有固定的大綱與大量的數據與表格,往往讓人可以很輕易的陷入五里迷霧。那如何可以讓專業艱深的簡報變得清楚明確的傳達呢?這邊將會利用管理學之父彼得.杜拉克的提問力來給大家一個新的視角,讓專業艱深的Paper有機會變得清楚與方便分享。

彼得.杜拉克是現代管理學之父,更是一位足跡踏片全球的顧問大師,在他那一年只有七十天的「顧問工作日」中,他為各個國際企業解決了各式各樣的大問題,而他使用的方式之一就是「杜拉克問句」,而他自稱為「笨問題」的提問。
「你真正想做的是什麼?」「你為什麼要去做?」
「你現在在做些什麼?」 「你為什麼這樣做?」
--彼得.杜拉克
而一堆大企業就在這樣的四個問題中看到了理想與現實的差距,更找到了他們各自的解決方案。因為這看似簡單的問題卻點出了很多經營者自身的盲點:「人,太容易分心了」非常輕易的就會迷失在日常的瑣事與零碎的資訊中,忘記自己的規劃與夢想。而杜拉克的問題就扮演著引導他們排除過多雜訊的壓力,專注回問題的本質與目的。

報告一篇Paper本身就是一件不容易的事,因為從閱讀一篇Paper開始時我們就常常會迷失在前言、方法、結論、討論的綱要中,也背負著要理解大量數據與圖表的責任,而這責任也往往讓讀者急著想要找出重點進而變成一種見樹不見林的狀況;「前言的重點是什麼?方法的重點是什麼?結論、討論的重點是什麼?哪張圖表重要?」這樣的心態就像是一家企業被困在競爭者、法規、財務、行政等事物中,我們需要一個簡單且富有引導意義的點醒。
「重點不會只在前言中,重點也不會只在方法裡,那些碎片的重點會讓我們滿足於局部的資訊填空,但我們要去抓住的重點應該是從『新穎與突破』的本質去思考關鍵概念的演進,而不應該被數不清的數據與表格或是Paper的大綱所綁架。」
Paper中的大綱本來就不是以溝通為目的,它的拆解容易讓要傳達的概念片段化,而忽略了最基本的「概念/邏輯演進的說明」,所以以Paper而言它所代表的新穎與突破來說,我會建議大家找出自己的關鍵性問題(杜拉克問題),去定義所謂新穎的基本要素,讓自己重新的見樹又見林。而簡報實驗室自己則是習慣用這五個問句去勾勒出一個新穎事物的本質:
「為什麼做這事情?」說明效益與描述未來願景
「為什麼過去做不到?」比較過去與現在的差異是方法還是基礎環境的改變
「現在做了什麼?」針對過往的瓶頸做了什麼事情
「如何做到的?」細部的描述怎麼做的
「下一步要做什麼?」根據目前的階段性成果與反饋,下一步的規劃是?
而這五個問句其實也就是在說明一件新事物時一般人都想得到的基本問題,也是人們在傳達新概念時最簡單的思緒引導順序。我們可以試著從既有的Paper中將重點填寫在這樣的問題中,相信你會對整篇Paper有更全貌的瞭解,因為你的學習與呈現已經回到了瞭解一件新事物的基本思考模型中,而不是單一篇的Paper,Paper是為了證實(科學的嚴謹)一個概念,而不是傳達(思考的引導)一個概念。

當我們有這樣的觀念後,今天即便是一次是讀多篇Paper,我們都可以清楚地掌握住要傳達的是「新穎與突破概念/邏輯演進的引導流程」,而大量數據、圖表只是用來佐證這在這流程中的某段論述。希望大家可以藉著這篇文章的概念,試著找出自己理解一件新事物的基本邏輯,而這邏輯不僅只會在閱讀Paper時會幫助你,更可以在傳遞與呈現上幫助你。最後,你發現了嗎?這五個問題其實就可以是一個富有引導性的大綱。

補充:關於Paper中大量的數據你也可以參考:如何用生動地舉例說明冰冷的數據?
補充:會寫這篇某部分是因為這次演講所聽眾的提問簡報製作與演講實力之培養(台中榮總)

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