2011/11簡報技巧與聚焦分析(松崗)-課程規劃＆學習經驗

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【課程規劃學習經驗】（這是個人在此次授課後的學習經驗）
課程的開始是從對學員與企業主的問卷調查開始。同時也請學員寄送各自在工作上的簡報，讓自己瞭解狀況（十二份簡報，分別給了兩次評語之後又看了兩遍，累爆了），事後回想，應該要問學員寄送給我的簡報，在他自我認知上的代表水準，才更可以瞭解學員的程度與所面臨的問題。

在對企業主的問卷上，有一點很重要的問題可以增加：之前是否有其他講師進行過類似的課程。我想這會很嚴重的影響到這次的教學滿意度，因為若在內容上有太多重複學員的反應一定是相當的無奈與低落。事後想想當初沒詢問這問題是一個相當可怕的風險。

【課程規劃回顧分享】

在教學上，這次利用了兩個 lab 的時間，快速的教導學員使用【便利貼】發想方式，快速發想，並分享很關鍵的使用心法：【用手記憶、用眼判斷、讓腦思考】。會這樣說是因為人腦在思考時，其實花了不少的工在記憶上（詳細可參考：簡報發想工具-心智圖(mind map)-釋放你的大腦!），因此利用【便利貼】作為學員短時間內產生內容的催化方式。此外，【便利貼】還有其他很不錯的應用方式，就之後再撰文說明。

此外，整個聚焦分析的概念，是利用Nancy Duarte 的波形圖(sparkline)方法論的變形，從TA分類、流程與功能架構，再配合榮格心理學的心理轉化模式，讓學員重新思考如何以玩家的角度看待一個新的遊戲。此外，也設計了讓遊戲比較分析即便沒有benchmark（基準）時，也可以利用多方視角來進行客觀分析的簡易方法。

課程最後，利用前面兩個 lab 所產生的資料，做一次檢討性的思考，並配合簡報技巧的段落說明，讓學員有機會將一段全新的內容配合新的學到的簡報技巧轉換成一份全新的簡報。不過這次教學上為了讓學員充分的思考，將前面兩個lab的時間延長了兩倍 (從15分鐘到30分鐘)，這是視當天學員進行的情況調整的，畢竟深刻思考是簡報最基本也最重要的部分。呈現的部分，是相當容易自學。

另外，讓我下決定延長lab時間的原因，也是因為之前有聽過些課程，老師利用極短暫的 lab 時間造成學員心理壓力與無法充分思考的情況，去行銷自己的教學成果。這點我蠻不認同的。因此讓學員思考、充分地動手、動腦，才是我希望帶給學員的體驗。

一個人的成長，可能會在一瞬間的刺激與感動後提升，但也會隨著時間慢慢又遞減回去。因此針對學員的專業領域，又找了幾個挺不錯的部落客名單與一些學術理論的關鍵字，讓學員可以在課程之後，想要自己精進時可以多幾個方向。 也希望各位學員可以將這次的學習作為一個基礎，日後發展出各自的簡報風格與分析事務的深度思考能力。

最後，分享幾位學員的課後心得分享與該部門主管的感想(也算是給我自己的鼓勵!!)：

我很喜歡這篇的原因是她【這讓我很想試試自己能不能做出一份，能讓自己減緩緊張感的簡報。】的這句話，這也是我教學的初衷之一。XD

感謝對我的簡報製作的讚美！【聚焦與循序漸進】也的確是我那天想要表達的主要概念之一！

這是該部門主管給我的肯定！這次和這位主管的合作也是相當的棒！很少看到這樣用心為員工培訓的老闆（也讓我很願意多付出一些經驗的分享），可以讓他們白天的時候學習如何提升自己的分析與簡報能力。

簡報報告時，背稿不背稿？不回頭演講的優勢與風險？

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前一陣子, 在進行簡報技巧與聚焦分析的課程, 有一位同仁在課後問了我一個很棒的問題, 在此將當時的回答與大家分享. 也歡迎大家針對這問題做討論. 問題如下.

以下為我的回答：‎
Po-Sen, 你的問題非常的有意思而且重要(可以是我下一篇文章的題目了已經是了, 謝謝!), 先直接回答你的問題 背熟講稿+流程模擬 是一個高標準演講的省不了的工, 但是達到這樣的成果是否可以加速? 簡單的說, 利用製作簡報的過程加速熟悉你的簡報.(坊間有些記憶術, 但不推薦)

1. 簡報架構的熟悉, 你從草稿做起, 確認後, 再從不同的情境去模擬, 直接講給不同的TA, 接受他們的問題再進行幾個版本的修正, 在修正的過程中你就強化了你對這份簡報的熟悉度. tips: 利用便利貼的方式可以快速的修正不同的簡報架構, 也會在過程中塑造你的思維脈絡.

2. 簡報內容的熟悉, 精簡關鍵的圖與文字, 不佔太多記憶力, 卻可以明確地喚醒你的記憶, 也是可以減少準備時間的方式. 此外講圖表的時候, 記得上課簡報中的幾個步驟, 將其標準化. 也可以自然而然的講圖表的講稿說出. 可參考:讓簡報幫助你：動畫的運用－漸進呈現、逐步說明。

3. 投影片串接的熟悉, 自己舖幾個梗/亮點, 並將關鍵字穿插其中, 自然的協助你的記憶與現場情緒的放鬆. tips: 當你在做簡報的時候已經習慣的有十幾個習慣挑剔, 修正自己簡報內容與呈現方式時, 記住它的難度就會大大的降低. 以往也做過這樣的報告, 那時自己的熟練度是閉上眼睛開始從第一張投影片,第一個動畫到最後一頁. 當那圖像就是自己的風格時, 自然而然的就說出了他的內容與重點.

不回頭演講的優勢與風險?
分享兩件事情, 第一, 像是TED與賈柏斯他們在演講時, 的確沒有回頭看投影片, 但是....他們還是有看投影片喔! XD 因為他們的演講環境在他們視線的方向, 都有螢幕與簡報同步.不過教授的要求, 我想是相當棒的事情! 畢竟你的呈現經驗就會在那時被累積起來, 有這樣的磨練是很棒的! 我也經過這樣的洗禮.

第二, 在職場, 若明文要求這樣的水準, 我們就要做到. 但是若沒有特別強調時, 最好還是要找方式幫助自己, 舉例:不看稿給人印象深刻, 但是要是你以為你按下某個動畫, 但事實上沒按到時, 你的演講就....(就不用我多說了), 所以, 雖然不回頭的簡報可以彰顯你(講者)的風采, 但...演講對我而言, 最重要的不是講者.

重點是讓聽眾體認到價值或感動, 而非一場不看稿的演講.

TED中有幾場是傻傻的講者, 但是他們可能在幾分鐘內就讓全場笑聲連連, 在一些創投者眼中, 一個口才滔滔不絕的人, 也比不上一個踏實創新的ideal.

以上, 感謝Po-Sen的好問題. 希望你也找到些可參考的經驗.
以下, 附上一個經典簡報者的影片.

簡報發想工具-心智圖(mind map)-釋放你的大腦!

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 工具，泛指所有可以彌補想像與現實落差的事物。像是，加速事情的進行（加快）、提升個人生產力（加強）、進行複雜的聯想（加深）。

什麼是心智圖（mind map）？
心智圖是一種工具，用來協助我們去思考/學習/發想/規劃一件事情。就像是大家看到這篇文章的代表圖，就是心智圖。我們可以利用心智圖可將腦中的要規劃的事物視覺的呈現出來，並保留這些事物彼此間的關聯性與階層情況。

心智圖（mind map）的原理＆功效？
心智圖的原理很簡單，就像是電腦記憶體的使用。當我們在學習一件事情的時候，我們大概會經歷以下的動作：

讀取/聽取/回想一件事情 >> 聯想腦中過往知識/經驗與這件事情的關聯 >> 暫存這些過往的經驗 >> 進行新舊知識經驗的相關分析 >> 記憶中間分析成果 >> 繼續相關分析 >> 產出歸納後的成果。

這時我們可以發現，我們的記憶體，在進行分析時，會有一大半的效能被過往知識/經驗所佔據，或者又要記憶分析時的中間產出，又或者在過程中又聯想了其他的過往經驗。牛仔很忙，你的大腦也很忙。可憐的你只剩下一點點的大腦去做思考，思考出來的也只有一點點。

而心智圖的功效就是在上述的情況中產生，原理：將要記憶的、聯想出來的、中間靈光一閃的，全．部．畫．在．出．來！就是這麼簡單，將所有要記憶的部分，都交出來，漫出來，視覺化這些資訊，讓你的大腦只專心地做兩件事情（功效）：1. 盡情的聯想（這也是為什麼心智圖也常用來做創意發想工具的原因），2. 盡情的分析歸納（這也是我們工作價值最高的部分）。

當別人只用 10%的記憶體在運作時，你有40%的記憶體在運作(聯想/分析/歸納)，請問，你的產出怎能不迅速？你怎麼能不優秀？你可以大喊我要打十個！而這就是心智圖或是日後你遇到大部分心智相關工具的背後原理。因此，之前沒用過心智圖的，快快用，為自已創造出新的時間與空間。

使用心智圖要注意的地方－架構性！
未經過鍛鍊的心智，是混亂的、隨意的、沒有架構性。所以經過一陣子使用心智圖的後，雖然會很驚訝於他帶給你的成效，但隨之你會發現，這樣的成效卻沒辦法快速地傳達給其他夥伴。這是因為你很熟悉這張圖的內容，但是傳達訊息時，你要注意是架構（人理解一件事務的共通順序）！因此！在將心智圖傳達給其他人時，請注意！你大多的時候都需要調整你心智圖的架構，或是將這樣的訊息轉以簡報的方式呈現給其他人。

瞭解心智圖原理之後的你
理解了心智圖的原理後，今天，一張紙也可以是心智圖，一個Excel也可以是心智圖。你可以自己手繪也可以利用電腦軟體去進行，甚至，在自己的心中畫上一張心智圖。工具只是方法的具體呈現，今天之後懂得讓自己的大腦，用在對的地方。

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Mr.Sun說:
                 珍惜自己的想法，找到一個適合自己發揮的方式，創造自己的價值。
                     把自己的大腦（知識經驗）用在對的地方。


註：基本上，要使用心智圖，用鉛筆畫就可以了。但是軟體有其重構(重新架構)和修改的方便性！因此還是介紹兩款自己常用的mind map工具給大家(都有免費版)：
Xmind: http://actsmind.com/blog/software/xmind3download (這網站還有很多教學可看)
spicynodes: http://www.spicynodes.org/ (代表圖就是用這套畫的, 操作較不方便, 但好看)

簡報製作，高橋流＿精煉的文字。

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高橋流簡報的內容只有文字，從聽眾的角度，精簡的文字協助聽眾吸收內容！從簡報製作者的角度，精簡的文字減少了簡報製作的時間。來看一段影片介紹。

《高橋流簡報》一書的右頁，也用了高橋流簡報法；沒時間時只要翻完右頁，一分半鐘內就可以了解高橋流簡報。左頁有更多高橋流簡報製作與使用技巧，請務必買一本來參考。博客­來購書網址：http://bit.ly/aL5wnw (from tenz1225, 已徵詢作者同意使用)

看完了上面的影片後，相信大家對高橋流已經有了簡單的認識，很驚人吧！這就是高橋流的成效(極快速與輕鬆的吸收)。但是在學習之前，但我們也回想一下，剛剛那1分34秒我們看到了什麼：

1. 只有看到少量的文字，沒有任何的圖表。
2. 沒有看到大綱！？(不知道有沒人注意到這點??)
3. 幾乎是講稿的文字？(不知道有沒人注意到這點??)

接下來，簡報實驗室將針對這幾點，做些簡單但是關鍵的補充，也相信可以讓想學習高橋流的朋友，在學習與使用時對高橋流有更正確的認知。

只有少量文字？好像很簡單？

1. 只有看到少量的文字，沒有任何的圖表。

回想一下，我們通常一頁簡報有多少個字？一般人大多超過30個字，在文字減量時，通常有兩的階層，選不同階層，都有不同的事情需要注意。高橋流step by step 經驗分享如下：

第一層，文章段落的標題，如：

只有少量文字？好像很簡單？ 回想一下，我們通常一頁簡報的字數是多少個字？文字數量少時，記得要問自己一件事，第一，少量具代表性的文字是如何產生的？代表性的文字在萃取時，最少有兩的階層，選不同階層，都有不同的事情需要注意，簡單經驗分享如下

此時，轉換成簡報時，這頁只會出現綠色的標題文字只有少量文字？，而其他的部分則成為了講稿。這時會就會發現，講者的演講壓力就會隨著講稿文字量而增加。所以應該再搭配第二層的文字萃取。

第二層，文章段落的內容，如：

只有少量文字？好像很簡單？ 回想一下，我們通常一頁簡報的字數是多少個字？文字數量少時，記得要問自己一件事，第一，少量具代表性的文字是如何產生的？代表性的文字在萃取時，最少有兩的階層，選不同階層，都有不同的事情需要注意，簡單經驗分享如下

此時，轉換成簡報時，還有一個動作，就是再將講稿轉換成簡報式精簡敘述，1.文字結構有兩階層，2.注意項目隨階層不同。文字減量的動作才算完成，講者的演講壓力也才釋放，對聽眾而言，也更好吸收。但是必須注意，文字萃取必須要很關鍵，控制一個主題的萃取最好在10次以下，因為過多的slide切換得太過頻繁會造成聽眾的注意力分散。以本範例則萃取了2次。

適用範圍？不適合複雜的分析。

2. 沒有看到大綱！？(不知道有沒人注意到這點??)
3. 幾乎是講稿的文字？(不知道有沒人注意到這點??)

複雜的真實世界，不會因為使用了高橋流而改變，需要視狀況使用不同的呈現手法。對一件複雜的事情使用高橋流簡報，有可能產生兩個後果：第一，報告完後，聽眾不知道如何提問（Slide太多）；第二，因為沒有大綱，聽眾在聽簡報的時候，很容易迷失。

所以面對一些較為複雜的個案時，建議可以利用排版、不同字體大小與顏色的方式，進行相關簡報的修正，保有簡報本身的架構性。又或者改為其他簡報風格的呈現都可以。

瞭解高橋流簡報製作細節的你
可以快速的精煉出簡報不同階層的文字內容，而且懂得利用排版、不同字體大小與顏色的方式去保留簡報的架構與階層上的差異。且以適當的數量與速度切換安排你的簡報順序，讓聽眾不易迷失，容易吸收。

以上述方式，這篇文章最後高橋流簡報(視口語流暢度補充)的呈現變成：

20111103 Mr.Sun-高橋流簡報示範_zhs_v1r02

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高橋流不是適用所有情境的簡報方式，但是他卻是可以鍛鍊你簡報精簡扼要的基本功夫。

Mr.Sun說:
                 　完整的架構與精煉的文字，是所有簡報/溝通的基礎。

簡報後，如何以正確的態度面對Q&A時間。

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簡報，人人都會；Q&A，人人都怕。
　簡報與Q&A是兩件不同的事情。只要將簡報與Q&A做個簡單的比較後，你就會發現：

1、簡報對象是針對性的，Q&A對象是不可預期的。
2、簡報目的是方向性的，Q&A目的是不可預期的。
3、簡報內容是可準備的，Q&A問題是不可預期的。

因此我們可以得知Q&A因為有多樣的對象、隱藏不同目的和不可預期的的問題，這建構了一個不確定性高的環境，也是Q&A是簡報過程中最令人擔心的原因。簡報是可以準備的，Q&A是不可預期的。

問題來源 : 找正確答案的天性，壓力的來源。
首先，我們先問問自己幾個問題，看看以下這三種問題（謎之聲：問題也有分類喔？）

1、最喜歡的顏色是？
2、你對ＸＸＸ的看法是？
3、1+1=？

我們會發現（即使你不用想也知道），
問題1 ：只關乎自己感受的問題，都會讓人回答問題時產生疑惑、不確定感。
問題2 ：基於自己過往的經驗與技術的問題！當經驗不足時，容易產生自我懷疑。
問題3 ：最容易回答的問題，因為它有標準答案！

而現實中Q&A的問題大多是第一、二種問題時，大多數的人就會開始感受到壓力。問題不會有標準答案時，壓力自然就會隨著講演人數多少、演講專業程度、發問者的身分/態度與問題難度而增加。

但不論我們壓力如何增加、問題如何多變，我們還是要找個方法去調適這樣環境吧？

應對策略 : 關鍵的三個態度。
    態度1. 轉換心中的角色：先設身處地的瞭解對方的問題，而不是思考答案。
    此時，你不再是報告者了！你要思考：他是誰？他遭遇了什麼問題？問題背後的目的/問題是什麼？整體而言他對這報告的內容是褒還是貶？若是不先掌握這方面的問題，那你的回答就像是簽了一張還沒寫內容的契約一樣，無法掌控回答後的反應。

　態度2. 我準備的內容不一定是對的! 但我們可以一起討論與成長!
　當我們有正確的態度後，你的心態才會從防禦的封閉心態轉向正面/謙虛/開放的心態，更重要的是你轉換了你的立場，你今天已經不是站在講台上的講者，而是站在發問者身邊一同面對問題的夥伴[註1]。這樣的心態影響了你給聽眾良好的氣度典範，也會大大降低發問者對您報告不周全的不滿，避免掉因為爭對錯而將氣氛搞僵的情況。

　態度3. 可以說: 我不知道!
這樣的概念我想，會不會跌破大家的眼鏡？或是說在某些企業文化中這是不可以講出口的關鍵字？但這卻是最重要的觀念。今天當然不是說講了一句不知道就結束了，或是「不知道」這三個字就這樣脫口而出。請注意！以下這幾句話，看似簡單，每個人都可以用自己的話調整後說出，但是它表達了幾個涵義：

1. 先稱讚對方的經驗與專業（降低不滿）
2. 之前也想過（表示你也意識到這問題，不是狀況外）
3. 目前在進行中（表示你已經在處理了）
4. 之後有結果，馬上跟您報告（事情的跟催/執行與追蹤+主動回報）

所以當今天你發現自己可以不用背負著「每個問題都要有標準答案」時，你的壓力就會大大的降低。而這也就是一個正確處理事情的態度。坦誠面對與負責絕對比起不懂裝懂（這最慘）然後讓自己壓力越來越大的後果要好上太多，也相信這樣正面負責的態度才是對得起自己也對得起聽眾的方式。

改變後的你
你在回答任何問題時，已經先瞭解了問題者的基本背景與目的，甚至可以想到問題背後的問題。你現在已經是站在提問者的身旁，與他共同面對問題的夥伴。避免以往因為不懂裝懂而不斷膨脹的壓力，取而代之的是坦承面對與對事情的正面積極的處理態度。

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Mr.Sun: 每一場簡報，都要準備一次簡報的內容。
 　　　　　　　但是一個正確面對的Q&A態度，只需要學習一次。

讓簡報幫助你：動畫的運用－漸進呈現、逐步說明。

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當你今天站在講台上，感到緊張、擔心忘詞時，誰可以幫助你？在場的全部都是你的聽眾，誰可以幫助你？環顧四週，台上就只剩下你和你的簡報。也只是有它可以幫助你了。

問題來源 : 你要說的比你想像的多

在說明動畫運用時有一件事情要先說明，就是我們在講台上所說明的文字量，要是你有打過報告內容的逐字稿，你會就知道我們以一場10分鐘的報告來說，10(分鐘)*60(秒)*3-4(每秒字數)=1800-2400字(註1)。這時候你就會知道當一個人平常作文字數不超過1000個字的人來說，要他背負者講台壓力時背出1800-2400個字，報告的緊張與忘詞就因此不預期的出現了。

應對策略 : 壓力分散策略

假如今天以一張簡報說明一分鐘為例，你要說出180-240個字，若是加上這頁簡報中有圖表時，那你還需要以正確的順序去說明圖表(註2)彰顯的意義，這時壓力就產生了。但是，假如今天我們可以利用動畫將這一張簡報拆成4-5個動作(註3)呈現時，你知道我們改變了什麼嗎？

1. 腦中少記憶了圖表的說明順序（漸進呈現）    　
因為你已經將這訊息記錄在動畫呈現的順序中了。人腦某種程度就像是電腦，當一部分記憶體用來記憶時，就只剩部分的記憶體用來運算。因此，在簡報時我們腦中要記憶的資料是越少越好，壓力也會因此越來越少、面對問題時的臨場反應也會越來越好。把資料交給大腦，順序交給動畫。

2. 腦中準備的資料量劇減（逐步說明）

從一個頁簡報一次說明180-240個字，利用動畫拆解成：看一個動畫，說明30-60個字了。( 180-240字除以4-5動畫，每個動畫僅須說明30-60個字)。那大概是三到四句話的字數而已。這樣的字數大概利用延腦反射就是一個人可以輕鬆記憶的字數量，而更關鍵的一個概念：這也是聽眾方便吸收的字數。

改變後的你
你站在講台上，會場中全都是你的聽眾，但是你知道，有一個好夥伴會幫你分擔責任、引導你完成報告，也引導聽眾逐步的吸收/瞭解你報告的內容。再怎麼緊張，說明順序是交給簡報，再怎麼緊張，你只要說出三四句話。或許我們更要問，那時候會讓你緊張的原因還在嗎？

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Mr.Sun說: 有時候因為工作繁忙，做出來的簡報到報告的那一天才是第一次的演講（不好的示範）。這並不是要大家學著不預講、不練習，而是要告訴大家
                   簡報成功的那瞬間，
                   並不是發生在上台報告結束的那一刻，
                   而是在簡報的製作過程中就決定了。

簡報的四個迷思

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|從事資訊業天天鍛鍊的就是系統分析的能力。當自己將簡報行為系統化並整理了自己這幾年來上百場的簡報經驗後，我相信是有一種系統化的學習方式，可以快速提升每個人簡報能力，而且這方法是可以被複製、被快速學習。

因此我們先從大家常見的四個簡報迷思來說明，讓大家先瞭解一下自己本身對簡報是否有正確的理解與態度，因為，只要我們可以讓自己突破這四個迷思，簡報能力自然就可以大大的提升。

迷思一，簡報的製作(好看，真的是講天分嗎?)

我不懂排版，我不懂色彩學，我沒有圖庫。
是不是我就做不出好的簡報？

萬丈高樓平地起，做事情都會有階段與等級，排版和配色有幾個簡單的規則可學習，利用幾項原則就可以將簡報做得清楚有質感。至於，要做到精美的等級，等我們熟練的將簡報做得清楚、講得明白後，自然也就會往那個方向成長。只是重點是，你已經掌握了簡單（不出錯）的排版與配色原則嗎？素雅極簡、創造風格。

迷思二，報告的當下(個性是否決定一切?／上了台我就怕)

我報告時會緊張，我報告時會忘詞。
是不是我沒有報告的天份？

緊張乃人之常情，也的確和個性有關。但是這不表示它應該是為一個無法突破的障礙，簡報在這時應該要變成協助你（講者）的角色，幫助你不緊張、幫助你不忘詞。但是你知道如何讓簡報幫助你嗎？漸進呈現、逐步說明。

迷思三，簡報的風格(我想當賈伯斯!!)

你想要什麼樣的簡報風格？
簡單？說清楚講明白就好？臨場互動活潑？報告時幽默？

個性不同，適合的風格就不同。一昧地想要學習賈伯斯的簡報，不如先瞭解自己適合的風格，再進行風格的建立。一樣米養百樣人，不會有一體適用的優秀簡報風格，施主應該先問問自己的風格是沉穩、幽默、活潑？再決定自己簡報的發展方向。

迷思四，簡報漂亮、口條順、就是好簡報？(講完，大家都聽不懂耶？)

我簡報做的很好看、簡報時很流暢、又活潑，
為什麼大家還是都聽不懂我的簡報內容？沒人發問？

簡報最難、最花時間的就是簡報的內容（架構），因為人們在吸收一件事物時，在心中是有一個固定心智脈絡。若是沒有照著人們的心智脈絡順序去說明時，人們往往無法接收到報告者所想表達的概念。

但是心智脈絡與簡報大綱的搭配卻是最常被大家忽略的部分。它需要克服的時間也比上述的迷思都還要長，但卻也是最重要、最多變的。漂亮的簡報、愉快的氣氛，若是沒有建構在一個和於常人思考的心智脈絡時，還是可能流於空泛的表演。現在，回到問題，那我們如何學習心智脈絡與簡報大綱的搭配呢？

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Mr.Sun說 : 很多的簡報教學文章，看得當下也許有感覺，但是下次做簡報時，卻早已忘得一乾二淨，又是一個全新的自己。因此提供簡單的check list，讓大家列印出來做一個自我檢驗（建議將這張紙放在辦公桌上），在每次做簡報前，簡單的看一下。