2014年3月26日 星期三

分享一場技術硬需求中的柔性溝通策略

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以下都是夢境,如有雷同,純屬巧合。

前一陣子做了一個非常有意思的溝通策略,在一場技術提案中,一家公司請我去協助規劃提案簡報,在場一共有四家公司一起競爭,在規定的簡報時間內,前三家 沒有一家準時出來,而出來的第一句話也大多是「剛剛的諮詢挺專業的,有些問題不好回答。」

簡單來說,大多愁眉苦臉。

在前三家公司報告完畢之後,在delay很久之後的時間後,總算換到我們,我與客戶一起進到會場中,就坐在台下靜靜的看著客戶進行了一場流利的簡報,而流利,在這次的簡報提案中其實不是我所關切的部分。

這場提案最關鍵的部分則是在於提案內容的分配策略:70%是以甲方同理心出發,說出一般走技術導向的公司可能會帶來的結果(當然,是舉他們不樂見的結果),而我們會怎麼利用與他們不同的工作流程來克服那些不樂見的情況,只有30%的內容是技術面的說明與展現,而也是因為只有30%的技術內容,所以簡單明瞭、直指核心的提出了一個可行性規劃。

對!在一場技術為主的提案會場,我們放棄了與人(其他三家競爭者公司)甚至與對方(雇主)在技術上的競爭。我們論述的是日後合作時的情境,我們到時會站在同一邊一起面對上層交付的任務,而不是以技術在為彼此的範疇做防禦。

我請客戶講了幾句我希望他們一定要點出的句子「和什麼樣的人合作,就帶給你們未來兩年怎樣的生活,你們想和那些人在技術上面不斷的爭辯?還是找一群認同並先了解你們顧慮的點的團隊合作呢?」「純技術的人會用技術上告訴你不可行,而忽略了你們的任務,我們會在實地調查與訪談後,給你們技術與流程上修正的解法。」

在整場的簡報提案中,我則在台下觀看著每一個與會人員的表情與肢體動作,或是紀錄他們在我們提到哪段內容時開始交頭接耳的討論(可能的關切點)與討論後的神情與肢體(像是拍拍肩膀=>放心),這一切的跡象都似乎是走向正面的趨勢。

我們的簡報在時間內準時結束。

而最後在QA的時候,我們才真正體會到這次提案策略的成效,三位提問者中三位都是在提問前都簡單地分享了一下自己是如何認同「以資訊導向公司做合作對象可能產生的後果」(這算是很高的認同),才開始提問,而提問的方向當然已經是偏「如何規劃執行」而不再是前三家「技術導向的專業問題」,同時他們也說出我們在技術可行性上面的企圖心是看得到的。

於是,在這一場技術導向的簡報提案中,我們大膽的溝通策略,算是成功了。也讓自己更相信再理性的雇主,在他們的理性訴求中也絕對隱藏著感性的訴求,只是你是否可以從很多的外在條件中描述出來。

技術,建立的是技術的專業;同理心,建立的是情感的信任。 完全偏廢某一邊都是一種賭注。

以上與大家分享這場有意思的夢境...
請大家不要輕易模仿,會有這樣的策略也是有些前提的。

代表圖來源:http://taichungservicejam.files.wordpress.com/2012/08/empathy_map.png

2014年3月21日 星期五

先別放下心中的大石頭,你還有最後一關:如何面對簡報後的QA

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「你很緊張」因為你被問到了一個你還沒有準備的問題。而似乎剛剛簡報的流暢還並沒有足夠讓你自己完成這次的報告,而台下的面試官,似乎每個人都虎視眈眈地想要繼續提問...

簡報針對不同的情境與目的會有不同的策略,QA的時間也是。這次這篇心得的適用範圍是界定在職場上的升等報告,而一般的升等報告在本質上不外乎是要求:一、提出你對公司的貢獻;二、針對某個議題的價值主張(企劃構想);三、對於未來的自我規劃方向

在一、提出對公司貢獻的部分,請提出具體產出與數據做佐證。這部分請參考:
【看TED學演講】給年資尚淺的講者面對資深前輩報告的四個原則(上) 與
如何用生動地舉例說明冰冷的數據? 這兩篇

在三、對自我未來規劃方向上,則請先了解一下公司/所屬部門的未來規劃,將自我規劃與公司規劃搭配再一起做思考。(並不是要你只要配合公司規劃,而是要找出自我目標與公司目標的common goal或是如何將自我提升的部份應用在達成公司目標的規劃)

那二呢?怎麼不見了?我想,這就是今天要分享的主要目標,當你的價值主張被問到自已未曾思考的過的問題時,你要怎麼(出來面對!謎之聲:『啊是要去哪?』)面對?

我們需要做的是打破兩個迷思與建立一個積極的原則!
迷思一,面試官想到我沒想到的,我完了。
迷思二,面試的方向與我不同,我錯了。
對!就是這兩個迷思,因為這兩個迷思幾乎就是每個人的天性,只要被問到了,之前簡報培養出來的自信氛圍,瞬間蕩然無存(HP值瞬間0),開始顧左右而言他,不想正面回答問題,我們才知道原來QA不僅可能是加分題,更有可能是一個扣分題。

在這邊我只想分享一句話「我們總以為要對所有的問題準備答案,但人生最重要的不是『準備』那答案,而是尋找與解決答案的能力與方法。」對!就是尋找答案的能力與方法!那才我們應該最關切的方向,也是日後不斷帶領我們往前突破難關的關鍵思維。公司的升等提案,不也只是要你證明你有解決問題的能力,讓你日後可以幫助公司尋找利基、創新服務、開拓市場。

因此當你了解真正關鍵的態度是「證明自己具有尋找與解決問題的能力」時,我們再回去看看剛剛的那兩個迷思,你應該會變成這樣的角度去面對:
態度一,你想到我沒想到的,並不表示我想到的沒價值。
態度二,你的方向與我不同,並不表示我無法提供助力
當我們知道這些之後...

你會積極的面對所有你所沒設想過的問題,而且自然萬分,就像是在處理日常長官所交付給你的任務,即便是從無到有的建設,在你腦中都會知道第一步要做什麼。在職場打滾謀生的你,曾有一刻愣在那邊嗎?在職場的戰場上不會,為何面試時要會?

而且你也會發現一點,當你是很平常心的去面對這些沒思考過的問題或是處理不同方向的事情時,你會很積極、很主動,甚至主動的提問協助自己釐清詢問者的考量(其實這點超重要,請在回答問題前先釐清好對方的立場與需求與態度,而積極主動就是一種自然又自信的表現。

釐清問題,解決問題,相信自己,忠於自己。這是QA中最重要的一個態度,與大家分享。



2014年3月8日 星期六

給初登場講者的自我介紹建議(對!就是那一張目前寫不到幾個字的投影片)

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上台自我介紹的迷思:我的經歷
我常常看到很多人會說,一定要好好介紹自己的經歷來讓聽眾知道今天這位講者為何「有資格」上台分享,關於這點,我也覺得很重要,只是有時候對於一些年輕的講者而言(像我),這樣的自我介紹只會彰顯出一個年輕講者的經驗不足,往往不是列出一堆與主題無關的經歷(讓聽眾產生疑惑)要不然就是很心虛的show了一頁短短的經歷(兩三項),然後快速的帶過。其實要是你們遇到這樣的情況時,我會建議寧願不要放,因為這樣的自我介紹其實只會消磨掉一個講者最大的資產:聽眾對你的信任

其實任何的演講就如同Scott Berkun在《講演之道:一個專業演講家的告白》中提到的其實每個「每個聽眾都希望你成功」,每個聽眾都在決定參加這場演講時,已經對你投下了信任票,而且希望你可以給他們一場精采、實用又有趣的演講(當然這要求很高),所以,我們不要在演講還沒正式開始前就試著去磨損這樣的信任。

那...聽眾要的是?
「沒有漂亮的經歷,那你憑什麼上台?」